Höhere Produktivität bei weniger Arbeitsaufwand!

Hallo liebe Leserin, lieber Leser.

Ich coache Kunden, stehe auf der Bühne und halte Vorträge, blogge und poste, arbeite an neuen Kampagnen, manage mein Unternehmen, liebe Bewegung draußen, möchte nicht auf meine tägliche Meditation verzichten, brauche etwas kultu-relles Leben mit Freunden und bin verheiratet. Wie bekomme ich das alles unter einen Hut?

Nein, ich habe keine 7 Leben. Zumal ich mich selbstständig gemacht habe, um nicht mehr 60-Stunden-Wochen zu be- wältigen, sondern eine bessere Lebensqualität und einen höheren Freiheitsgrad auf die Reihe zu bekommen. Mehr Gesundheit, weniger Stress, mehr Vitalität und Lebensfreude waren mein Ziel.

„Selbst-und-ständig“ sollte nicht länger mein Leben nur auf Arbeit reduzieren. Ein automatisiertes, digital unterstütztes Geschäftsmodell verschafft mir heute mehr Zeit für Dinge, die mein Leben sonst noch ausmachen. Als relativ strukturierte Frau merkte ich dennoch recht bald, dass ich allein im Home-office zwar happy war, aber schleichend an Produktivität ver-lor. Grrr, das war nicht gut und deshalb musste ich dringend was ändern.

Wie zeitgemäß ist der 8-Stunden-Tag?

Wer glaubt, dass unsere Art und Weise zu arbeiten modern ist, irrt gewaltig. Denn vor über 100 Jahren hatte Henry Ford 1914 erstmals den 8-Stunden-Tag und die 40-Stunden-Woche ein-geführt, weil die Produktivität durch die Produktionsstraßen enorm gestiegen war. Er erkannte, dass weniger überarbeitete Arbeitskräfte weniger Fehler machten. Er kürzte die Arbeitszeit pro Tag um 2 Stunden und stellte von 6 auf 5-Tage-Woche bei höheren Stundenlöhnen für seine Arbeiter um. Der gute alte Henry reichte Gewinne durch die Produktivitätssteigerung an seine Arbeiter weiter.

Wenn ich mir das so auf der Zunge zergehen lasse, ist das etwas, was wir mindestens 4 bis 5 Schritte später in Industrie 4.0 wohl gänzlich vergessen haben. Trotz Cloud, remote Meetings und modernsten technischen Möglichkeiten haben wir die Produktivität weiter gigantisch gesteigert, geben aber den Vorteil nicht an Angestellte weiter oder teilen fair.

Was wissen wir über produktives Arbeiten?

Dich interessiert als Unternehmerin wahrscheinlich, wie du konstant produktiv arbeiten kannst. Es gibt viele Studien zu neuen Arbeitsmodellen. Die OECD hat 2012 herausgefunden, dass die Deutschen mit nur 1.400 Stunden weniger arbeiten als Menschen in den USA, Italien und Japan, die zwischen 1.740 und 1.800 Stunden pro Jahr arbeiten oder in Griechen-land sogar durchschnittlich 2.000 Stunden. Wer hätte das gedacht? Wir Deutschen halten uns immer für so fleißig, aber es schlagen der längere Urlaub und die Feiertage zu buche.

Zudem hat das französische Forschungszentrum für den Ausbau der wirtschaft-lichen und geschäftlichen Entwicklung 2016 ermittelt, dass die Franzosen pro Stunde 42,60 € und die Deutschen nur 36,80 € pro Arbeitsstunde erwirtschaften. Hey, wir erwirtschaften auch noch weniger im Vergleich mit dem europäischen Ausland!

Schon 2007 zeigte eine Studie von Eurostat, dass die Produk-tivität sinkt, wenn die Wochenarbeitszeit höher ist wie bei-spielsweise in Süd- oder Osteuropa. Eine Untersuchung der University of Melbourne ermittelte, dass die Aufnahme- und Leistungsfähigkeit ab 25 Stunden/ Woche deutlich sinkt.

Welche Alternativen haben sich praktisch bewährt?

Die Schweden testen seit etlichen Jahren schon alternative Arbeitszeitmodelle. Hier gibt es Erfahrungen aus der Arbeits-zeitumstellung in Altenheimen, Toyota-Werkstätten und IT-Unternehmen. Firmen reduzierten die Wochenarbeitszeit auf 30 Stunden bei vollem Lohnausgleich und die Ergebnisse sind eindeutig: Die Produktivität und Zufriedenheit pro Mitarbeiter stiegen deutlich und der Krankenstand sank signifikant. In Österreich kamen 2 Jung-Unternehmen (eMagnetics und Bike Citizens) zu vergleichbaren Resultaten.

Der Inhaber Lasse Rheingans hat in seiner IT-Agentur diese Ideen umgesetzt: 17 Mitarbeiter arbeiten ohne Pausen in der Zeit von 8 bis 13 Uhr konzentriert. Alle haben vereinbart, dass in diesen 5 Stunden weder private Unterhaltungen noch die Beantwortung privater Mails oder Anrufe stattfindet. Der Unternehmer sieht, dass sein Team auf diese Art und Weise ein Arbeitspensum erledigt, das in anderen Agenturen in 8 Stunden fertig wird. Seiner Meinung nach trägt weniger Ab-lenkung und ein ruhiges Arbeitsumfeld maßgeblich zu diesen Ergebnissen bei. Aber die Motivation der Mitarbeiter ist auch deutlich höher durch den frühen Feierabend um 13:00h.

Warum arbeiten wir heute noch wie vor 100 Jahren?

Es ist über Jahre praktisch erprobt und wissenschaftliche belegt worden, dass Unternehmen eine höhere Produktivität erreichen, motiviertere Mitarbeiter haben und deutlich weniger Krankenstand, wenn die Wochenarbeitszeit auf 30 Stunden reduziert wird. Natürlich ist eine Arbeitszeit von 8 bis 13 Uhr familienfreundlicher und bietet Frauen neue Perspek-tiven zum klassischen Teilzeitarbeitsverhältnis. Die 30-Stunden-Woche trägt zur besseren Gesundheit bei und bietet viel Zeit für Hobbies, Sport, Freunde und gesellschaftlichem Engagement.

Ob diese Modelle jedoch z.B. in der Betreuung von Menschen oder im Kundenservice einfach umsetzbar sind, weil Positi-onen länger als 5 bis 6 Stunden täglich besetzt sein müssen, muss noch geprüft werden. Löst man das, indem in Schichten á 2 x 5 Stunden täglich gearbeitet wird, müssen die Kosten auf Wirtschaftlichkeit gecheckt werden bevor möglicherweise zu teure Prozesse implementiert würden.

Anstatt nach Stellen teilt ein Berliner Unternehmen Arbeit nach Aufgaben auf und ist so in der Lage mehrere Mitarbeiter in Jobsharing zu organisieren. Konzerne wie Deutsche Telekom, Bosch und IBM besetzten Führungspositionen immer häufiger mit mehreren Teilzeitmanagern im „Topsharing“ und erreichen über die verschiedenen Stärken der Personen Synergieeffekte und einen höheren kreativen Output.

Eignen sich diese Modelle auch für Kleinunternehmen?

Immer mehr Gründer und Start-Ups bieten eine 30-Stunden-Woche als Vollzeit Arbeitsplatz an. Warum adaptieren nicht viel mehr bestehende Kleinunternehmen diese Modelle und profitieren von der gesteigerten Produktivität und der höheren Lebensqualität?

Ich organisiere meine Arbeitsprozesse so, dass ich durch-schnittlich 30 Stunden in der Woche konzentriert arbeite. Mit fortschreitender Digitalisierung gelingt dies natürlich immer leichter. Meine Arbeitszeit halte ich flexibel: Nehme ich mir an einem Wochentag etwas anderes vor, arbeite ich einen Tag als Ausgleich dafür am Wochenende. Wie der Bielefelder Unter-nehmer Lasse Rheingans habe auch ich mir Regeln gegeben, um in einem ruhigen Arbeitsumfeld ohne Ablenkungen fokussiert arbeiten zu können.

Ablenkungen, übrigens auch Multitasking, sind ein nerviges Thema. Jeder weiß, dass sie da sind. Jeder weiß, wo sie her-kommen. Alle haben darüber schon gelesen und doch be-gleiten uns diese „Zeitfresser“ immer wieder ehe man es be-merkt. Es sind mal eben die Mails, der Kontostand, nur kurz ein paar Reaktionen auf Posts in Sozialen Medien, WhatsApp Nachrichten oder Telefonanrufe usw.

Schon Unterbrechungen von nur 2,8 Sekunden verursachen Stress und ver-doppeln die Fehlerquote, stellte der Psychologe Erik Altmann in einer Studie an der Michigan State University fest. Aber unglaublich ist, dass jeder nach einer Unterbrech-ung durchschnittlich 23 Minuten braucht, um wieder im Thema zu sein. Wow! Das ist ebenfalls wissenschaftlich untersucht worden und bedeutet, dass bei nur drei kleinen Unterbrechungen eine ganze Arbeitsstunde vergeudet ist

Ohne Planung geht es nicht

Um während der Arbeit im Flow zu sein, müssen wir also Ablenkungen vermeiden und Aufgaben konzentriert nach Prioritäten erledigen.  

Getreu nach dem Motto: Wer nicht weiß, wohin, kommt auch nirgends an, arbeite ich nach Planung. Auf meine Jahresziele arbeite ich mit Wochenplänen hin und verzichte dabei auf Monatspläne. Meine Arbeitstage strukturiere ich handschrift-lich und lege nur 3 Ziele fest, die ich schaffen will.

Vieles ist bei mir papierlos, nur die Tagesziele lege ich einfach mit Stift und Zettel fest. Meine Jahresplanung mache ich detailliert per Excel. Die Jahresplanung habe ich auf Quartals-ebenen runtergebrochen, weil die Entwicklung meines Ge-schäfts sich nicht an meine Planung hält. So kann ich flexibler auf die tatsächliche Entwicklung reagieren. Was nützt eine Jahresplanung, wenn das Ziel schon nach 6 Monaten erreicht ist? Schlechte Planung? Wer weiß schon kurz nach der Gründung, in welchem Zeitraum man wie viel umsetzen und tatsächlich erreichen kann. Später im Verlauf wird die Planung einfacher und genauer.

Monatspläne habe ich gestrichen, weil ich mich weder tot planen noch zu viel Zeit in administrative Aufgaben geben möchte. Aber das sollte jede für sich selbst ausprobieren. Wochenpläne nutze ich, um einzelne Schritte zur Erreichung der Quartalsziele zu planen: Was muss angefangen, in welchen Schritten weiterbe-arbeitet und was fertiggestellt werden.

Morgens als erstes lege ich mit Stift und Zettel meine drei Aufgaben für den Tag fest. Viele planen das Tagespensum am Abend vorher, auch gut. Ich mache das nicht. Wichtiger ist, sich nicht zu viel für einen Tag vorzunehmen. Das war bei zeitweise der Fall und erschien mir wie ein „selbst geplanter“ Frust bis es mir bewusst wurde. Drei Aufgaben schaffe ich immer gut täglich. Damit komme ich auf Dauer gut voran. Erledige ich mehr, umso besser.

Mein neues GRATIS Booklet: „Selbstständig durch die Krise!“ ist ein Guide für ein gut aufgestelltes Kleinunternehmen. Einfach hier herunterladen!

Wie kann eine Morgenroutine helfen?

Ich bin kein Selbstmanagement-Guru und es kommt jetzt nichts mit „steh früh auf, style dich und setzte dich im Kostümchen in deinem Homeoffice an den Schreibtisch“. Diese Disziplin mag einigen helfen, aber mir war`s egal. Lange saß ich ab kurz nach 06:00h morgens im Bademantel am Schreibtisch. Morgens habe ich meine produktivste Zeit. In 4 Stunden bis ca. um 10:00h läuft es einfach und ich erledige in kürzerer Zeit mehr Aufgaben als später am Tag. Tim Ferris, der Autor von „4-Stunden-Woche“, sagt von sich selbst, dass er nicht vor 10:00h morgens aufsteht, aber auch nicht vor nachts um 02:00h ins Bett geht. Der Tag hat 24:00h und jede kann ihn sich nach eigenem Rhythmus einteilen. Wichtig ist, die produktivste Zeit am Tag nicht mit administrativen Aufgaben oder Fahrten von A nach B zu vergeuden.

Dennoch habe ich mir eine Morgenroutine angewöhnt, die automatisch wie das Zähneputzen abläuft. Ich muss nicht drüber nachdenken, weil es jeden Morgen nach Schema „F“ abläuft und meinen Tag strukturiert:

  • Um 06:00h werde ich ohne Wecker wach. 7 Tage die Woche. Danach gönne ich mir eine Meditation.
  • Mit einem großen Pott grünen Tee setze ich mich an den Rechner und lege mein Tagespensum handschriftlich fest und beginne mit der schwierigsten Aufgabe zuerst.
  • Bis um 10:00h arbeite ich am Stück durch, dusche erst jetzt und gehe mit dem Hund an die frische Luft. Nach ca. 45 Minuten arbeite ich bis um ca. 12:00h weiter und habe i.d.R. etwas über 5 Stunden ruhig und konzentriert gearbeitet.
  • Da ich meine Ernährung umgestellt habe, reicht mir morgens ein halber Liter grüner Tee und mittags ein großer Smoothie frisch aus dem Mixer.
  • Bis 14:00h habe ich mein Tagespensum erledigt. Auf jeden Fall muss ich an die frische Luft und brauche Bewegung draußen – radeln oder ich wandere nochmal mit dem Hund durch die Natur.
  • Nachmittags freue ich mich auf meine Kundenge-spräche oder erledige administrative Aufgaben.

Hier findest du Checklisten, Vorlage, Videos usw. für deine Geschäftsplanung und auch für deine Morgenroutine. Einfach hier klicken!

Das Geschäftsmodell „selbst und ständig“ ist weder förderlich für die eigene Unternehmensentwicklung noch familien-freundlich oder gesundheitserhaltend. Es macht keinen Sinn daran festzuhalten, weil sich Unternehmerinnen daran ab-arbeiten, müde werden und nur eine niedrige Produktivität erzielen. Das kann ich aus vielen Jahren mit 60-Stunden-Wochen rückblickend bestätigen, denn heute mit meiner 30-Stunden-Woche bin ich frischer, fitter, produktiver und motivierter.

Wie oben beschrieben, steigt mit einer reduzierten Wochen-stundenleistung mit der Produktivität auch die Motivation deutlich an. Ich arbeite zu 95% online und nutze automatisierte Funnels und digitalen Prozessen, die mir enorm viel Arbeit abnehmen. Infos an Interessenten versenden, Terminbuchun-gen, Bestellungen annehmen und ausliefern sowie Rechnun-gen schreiben erledigt meine Software für mich. Und ich stehe damit noch am Anfang. Es geht digital noch viel mehr.

Ich komme aus einer offline Welt und musste mich selbst an die digitale Umsetzung machen, um diese Vorteile für mich als One-Woman-Show nutzen zu können. Wenn ich mehr Aufgaben an Freiberufler wie virtuelle Assistenten auslagere, die mir zuarbeiten, verschaffe ich mir neue Freiräume und steigere weiter meine Produktivität. Fokussiere ich mich gezielt darauf an und nicht nur in meinem Unternehmen zu arbeiten, habe ich genug Raum und Zeit, um meine Firma weiterzuentwickeln und auf Wachstum zu trimmen.

Wie können neue Modelle adaptiert werden?

Der Schlüssel ist Automation. Patienten und Klienten können über Kalender-funktionen in festgelegten, freigegebenen Zeitfenstern ihre Termine selbst buchen. Informationen zu Behandlungen oder zu Coachingabläufen, die immer wieder-kehrend gleich sind, können über Erklärvideos oder Webinare alle Fragen beantworten und optimal vorbereiten. Information-en in schriftlicher Form können automatisiert zum Download bereitgestellt werden. Behandlungen, die vorher besprochen wurden, können per Kreditkarte oder Paypal über das System bezahlt und Rechnungen automatisch erstellt werden. Es gibt eShops für Produkte mit weiteren sinnvollen Funktionen. Über E-Mail-Software kann der Kontakt zu Interessenten und Be-standskunden dauerhaft gehalten und langfristig eine ver-trauliche Beziehung unterstützt werden. Online können mehr Reichweite aufgebaut, der Bekanntheitsgrad erhöht und Neukunden gewonnen werden.

Alles zusammen schafft Raum und Zeit, um das eigene Unternehmen besser auszulasten, auf Wachstumskurs zu fahren und Kosten zu senken. Trainerinnen und Coaches sind im Durchschnitt nicht genügend gebucht und Freiberuflerinnen oft nur 3 bis 4 Tage die Woche ausgelastet. Die Fixkosten sind wie sie sind, egal wie gut gebucht oder wie gering ausgelastet das Geschäft läuft. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es sich enorm lohnt, digitale Prozesse Schritt für Schritt zu installieren.

Zudem haben wir alle in diesem Jahr 2020 gelernt, dass die Selbstständigkeit über Nacht nur noch online möglich war. Kunden lernen ihr Leben online zu meistern und Selbst-ständige werden es schwer haben ohne digitale Prozesse wettbewerbsfähig zu bleiben.  

Mein Ziel ist es, im kommenden Jahr  hochproduktive 25 Stunden pro Woche zu arbeiten, um mich intensiver um meine Kunden kümmern zu können. Dazu werde ich meine Auto-mation weiter sinnvoll ausbauen und Aufgaben auslagern, die ein Profi schneller und besser erledigt, mich aber viel Zeit kosten.

Wie du die Fähigkeiten deines Gehirns zu aktivieren lernst, um wie ein Adler fokussiert zu sein, findest du hier!

Ich hoffe, du findest hier neben Anregungen auch ein paar wertvolle Tipps.

Herzliche Grüße

Deine Ilka

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.