Automation: Vorteil oder Unsinn für Einzelunternehmer?

Liebe Leserin, lieber Leser – ein herzliches Sawubona: Ich sehe dich.

ist Automation – also digitalisierte Abläufe – für Einzelunternehmen über- dimensioniert und schießen wir da “mit Kanonen auf Spatzen”, weil sie nur für größere Unternehmen Sinn macht? Oder lassen sich echte Vorteile auch für Selbstständige erzielen? Wenn ja, welche?

Von Anfang an hatte ich den Plan meine Firma, soweit es sinnvoll ist, digita-lisiert mit automatischen Prozessen zu starten. Vorher hatte ich Firmen, die offline nach dem Modell “selbst & ständig” organisiert waren. Das sollte diesmal für mich einfacher und leichter laufen. Ziel war es, meine wertvolle Zeit und Energie so einzusetzen, dass ich ständig am, aber weniger im Unternehmen arbeite. Das erreiche ich m.E. nur mit technischer Unter-stützung. Was ich dafür brauche und wofür ich mich letztendlich entschied, zeige ich in diesem kurzen Resümee nach knapp drei Jahren.

Was geht dir beim Wort „Digitalisierung“ durch den Kopf?

Denkst du an menschenleere Produktionsstraßen von Autoherstellern, in denen Roboter am Band Karosserien zusammenschrauben? Oder siehst du kleine Homo Digitalis – Roboterkollegen, die in Krankenhäusern das Essen ans Bett fahren. Wie bereits in Japan im Einsatz, weil dort massiv Pflege-personal fehlt?

Der Begriff Digitalisierung ist vom lateinischen digitus = Finger und von digit = Ziffer abgeleitet. Klingt erstmal harmlos. Automatisierung ist die Verbes-serung von Abläufen durch Technik.

Welche Prozesse können Einzelunternehmer optimieren?

Abläufe zu automatisieren kann für jeden Einzelnen, jeden Prozess und jede Branche etwas anderes sein. Ich arbeite als Business-Mentorin für kleine und Einzelunternehmen, die produktiv und profitabel arbeiten wollen. Dafür benötige ich im Wesentlichen Internetauftritt, Angebot mit Verkaufsfunnel, eine wirkungsvolle Kommunikation und Software, die mir lästige administra-tive Aufgaben abnimmt. Aber hier mal 3 einfache Beispiele, die ich nicht nur sexy finde, sie laufen bei mir in der Firma auch so:

  • Direkt und schnell für Kunden: Sie können sich selbst in einem Kalender, in von mir freigegebenen Zeitfenstern, ein Erstgespräch buchen.
  • Ich kann zu jeder Tages- und Nachtzeit Umsatz generieren, weil Kunden 24/7 bei mir kaufen und bezahlen können.
  • …und welch Zeitersparnis für mich, wenn Rechnungen automatisch erzeugt werden und von Kunden heruntergeladen und ausdruckt werden können – ganz ohne mein Zutun.

Bei m. E. viel zu vielen Einzelunternehmer sind Einnahmen immer noch aus-schließlich an Büro- und Praxis-Öffnungszeiten gebunden. Rechnungen werden zeitraubend nach Feierabend geschrieben. Dabei ist Zeit die knappe Ressource bei allen Unternehmerinnen und Unternehmern. Wir alle haben nur 24 Stunden pro Tag zur Verfügung.

Regeln haben sich auch für Einzelunternehmer geändert:

„Nicht der Große frisst den Kleinen,

sondern der Schnelle den Langsamen.“

Potenzielle Kunden haben längst gelernt, dass sie überall jetzt sofort Informationen und Antworten bekommen. Ich habe auch keinen Bock auf Unterlagen einer Bank zu warten, weil sie per Post geschickt werden. Meine finnische HOLVI Bank mit Sitz in Berlin hat automatisierte Prozesse am Start. Dort hatte ich mir online ein Geschäftskonto eingerichtet. Wenige Sekunden später zauberte mir ein Dienstleister der Holvi Bank sofort einen Mitarbeiter aus Fleisch und Blut auf meinen Bildschirm, der mich fragte, ob ich mit ihm gleich den Identitätscheck erledigen wolle. Gemeinsam hatten wir in 3 Minuten alles getan und das Konto war einsatzbereit. Ich war happy, weil alles in einem Zug erledigt war. Das war nicht nur super schnell, sondern auch ganz in meinem Sinne kundenorientiert und passierte außerhalb normaler Geschäftszeiten nach 21:00h.

Übrigens ist die HOLVI Bank auch ein gutes Beispiel für Klein gegen Groß: Sie arbeitet in einer Nische, ist spezialisiert auf Einzelunternehmer und KMU (Kleine und mittlere Unternehmen). Sie bietet gebührenfrei Einsteiger-konten inkl. automatisierte Rechnungserstellung an. Wer will, kann bei Bedarf eine Buchführungs-Software gegen eine monatliche Gebühr dazu buchen. Alles, was gebucht werden muss, ist somit aus einem Tool möglich. Das ist schnell, einfach und bequem. (Ich bekommen keine Provisionen dafür. Ich bin nur begeistert! Natürlich gibt es auch andere Banken, die schnelle Prozesse anbieten wie z.B. die Bank N26 oder DKB)

Welche Vorteile bringen mir automatisierte Prozesse?

Abläufe zu automatisieren ist kein Selbstzweck. Niemand automatisiert, weil es gerade „hip“ ist. Es macht nur Sinn, wenn deutliche Vorteile entstehen wie beispielsweise

  • Zeit- und Arbeitsaufwand senken.
  • Kundenorientiertere, schnellere, fehlerfreie Abläufe.
  • Kostensenkung.
  • Durch Schnelligkeit steigende Kundenzufriedenheit.
Beispiel: „Steuern machen“

ist auch so ein administrativer Zeitfresser, der von den Meisten nach Feier-abend erledigt wird. Ich habe nur einen sehr schmalen Ordner für mein komplettes Business, wo hauptsächlich das Papier des Finanzamts abge-heftet ist. Denn meine Rechnungen erhalte ich digital und lade sie direkt auf die Plattform meiner Steuerberaterin hoch. Eine Kopie lege ich auf meinem Rechner ab – fertig! Damit gibt es keine klassischen “Buchführungstage” mehr bei mir. Sehr praktisch.

Mein digitales Business-Paket

Mein Internetauftritt läuft über eine Software und ist weit mehr als nur ein Marktauftritt. Es ist ein komplett digitales Business mit allem drum und dran – die Brücke auf dem Schiff, meine Steuerungszentrale aller automatisierten Prozesse. Was mich überzeugt hatte, war die fertige Integration von notwen-digen Tools, die ich für mein Business benötige. Kein Chichi und Firlefanz, sondern fertige Webseiten für`s Internet, Landingpages und das Herz – Sales Funnels (fertige Verkaufsprozesse) für den Verkaufsprozess. Inklusive einem E-Mail-Tool für meine Kommunikation und die gewünschte Erleich-terung administrativer Dinge wie Bestell- und Bezahlsystem mit automati-sierter Rechnungsstellung sind ebenfalls im Paket drin. Ich bin Betriebswirtin – also keine Informatikerin. Deshalb hat diese anwenderfreundliche All-in-One Software ungeschlagene Vorteile für mich: Wer einen PC bedienen kann, kommt mit der Software zurecht. (technischer Support – hatte ich in 3 Jahren einmal gebraucht – und Akademie mit Vermarktungsstrategien inkl.) Keine Schnittstellen-problematik, kein technisches Rumgebastel, alles ist fertig und dadurch enorm zeitsparend, weil sofort einsatzbereit. Yay, was will Frau mehr?!

Wer schon mal Webseiten erstellt hat, weiß, dass damit schnell tagelange  Arbeit verbunden ist. Soll ja gut werden! Ich nutze fertige Seiten – so wie sie sind – oder professionelle Vorlagen, die bei Bedarf individualisierbar sind. Schönes Design und struktureller Aufbau geben den roten Faden vor. Das spart wiederum viel Zeit. Lässt man vom Webdesigner Webseiten erstellen, stehen die teuren Seiten meist jahrelang unverändert im Netz – starr, irgend-wann nicht mehr aktuell, immer weniger interessant für Interessenten. Bei vielen ist das so, weil jede kleine Änderung vom Webdesigner vorgenommen wird und wieder Geld kostet. Bei mir nicht. Ich kann jederzeit Aktualisier-ungen vornehmen und mache das regelmäßig.

Das Herzstück – der fertige Sales Funnel – versorgt über automatische Sequenzen Interessenten mit wichtigen Informationen, Vorschlägen, Angeboten bis hin zum Verkauf. Kunden werden automatisch durch den Bestell- und Bezahlungsprozess geführt. Ebenfalls automatisch werden Produkte oder Dienstleistungen freigeschaltet/ ausgeliefert und die Rechnung erstellt.  So können Dienstleistungen und Produkte Tag und Nacht verkauft und bezahlt werden ohne meinen persönlichen Einsatz. 

Mein digitales Business-Paket ist für mich Reduzierung von Aufwand, Kostenersparnis und pure Arbeitserleichterung. Ein unschätzbarer Wert – echt smart, um mal das Schlagwort zu nehmen. Früher mussten Unter-nehmer, für das, was meine Business Software er-ledigt, Mitarbeiter ein-stellen. Ich zahle weder Gehälter noch kaufe ich dafür Dienstleistungen ein.  

Beeindruckend: Sprache rein – Text raus!

Vor Kurzem habe ich mir eine großartige Sache bei einem amerikanischen Kollegen angesehen. Er hat eines seiner Videos genommen und durch eine Software eines Dienstleisters gejagt, die er für weniger als 10 Dollar im Monat gebucht hat. Innerhalb von wenigen Minuten erhielt er den gesproch-enen Text des Videos als geschriebenen Text im Word Dokument zurück. Wozu das? Er hatte atemberaubend schnell ein fertiges Freebie (= Geschenk für Interessenten, kostenloser Download) zu lächerlich geringen Kosten erstellt ohne es zeitaufwendig selbst zu schreiben. Wow, was für eine beeindruckende Produktivität! 

Technische Unterstützung in der Kundenkommunikation

Zeit ist Geld. Zeitintensive Vorgänge verursachen somit Kosten. Das sind gute Ansatzpunkte automatische Prozesse unterstützend einzusetzen um Kosten zu reduzieren. Dies ist auch möglich in der zeitintensiven Kunden-kommunikation.

  • Wer Termine mit Interessenten macht, kann einen digitalen Kalender auf seine Webseite zur Terminbuchung einbinden.
  • Wer Klienten immer gleiche Dinge erklärt, kann dies automatisiert per Video oder Webinar tun und spart Energie, Zeit und Geld.
  • Wer eine Landingpage hat, die ihren Job gut erfüllt, kann ein Verkaufsvideo zur Verstärkung einsetzen oder Besucher zu einem Webinar für vertiefende Verkaufsinformationen einladen. Das spart ebenfalls Zeit und Kosten und ersetzt ggf. einen Vertriebsmitarbeiter.
  • Wer Patienten behandelt oder Klienten coacht, trainiert oder ihnen Services liefert, dem hilft eine E-Mail-Software mit integriertem CRM (Customer Relation Management). Damit ist die gesamte Kommuni-kation über ein Tool steuerbar.

Gut gemachte Chat-Bots (automatisierte Kommunikation auf Webseiten oder in Messenger) nehmen mit Interessenten sofort Kontakt auf. Aber ich empfehle sie nicht unbedingt als erstes einzusetzen, weil der Kommunika-tionsstart per E-Mail einfacher ist. Später ist der Einsatz von Chat-Bots durchaus eine Erwägung.

Wer gerne schreibt kann bloggen und braucht nicht sofort einen Podcast. Aber wer nicht schreiben mag, kann mit einem Podcast beginnen und verzichtet auf einen Blog. Weniger ist auch hier mehr! Wähle was dir liegt, dir eine gute Kommunikation zu Interessenten und Kunden bringt, Zeit spart, Kosten reduziert oder dazu beiträgt Umsatz in die Kasse zu spielen. Fang mit einer Sache an und mach sie richtig gut, bevor du etwas Neues hinzu nimmst.

Womit am besten starten?

Oft werde ich gefragt, was ganz am Anfang unbedingt notwendig ist. Ich empfehle maximal minimalistisch zu starten:

  • Ein Geschenk – ein Freebie zum kostenlosen Download und um E-Mail-Adressen von Interessenten in einer eigenen Liste zu sammeln. Denn wenig später schon kommt Umsatz über diese Liste.
  • Eine Landingpage mit dem Angebot.
  • Ein E-Mail-Tool, um sofort eine direkte Kommunikation mit Interessenten/ Kunden vom Start weg aufzubauen und regelmäßig zu pflegen. (Wird viel zu oft vernachlässigt und unterschätzt)

Für diejenige, die kein Hobby, sondern ein Business betreiben wollen, lohnt die Kajinga Software, die ich nutze. Sie ist auch nicht teurer als Webseiten über einen Webdesigner machen zu lassen und bietet viel mehr. Ich habe es nie bereut mit dieser Software gestartet zu sein und empfehle sie auch meinen Kunden und Mentees, die durch die Bank weg damit happy sind.

Wer das eine schon hat, baut das andere dran.

Nimmt man nach und nach weitere technische Helferlein hinzu, muss man aufpassen, nicht irgendwann zig Einzelteile über Schnittstellen einbinden zu müssen. Schnittstellen können Fehlerquellen sein. Software, die nicht läuft, kann einen in den Wahnsinn treiben oder Kosten für technische Hilfe verur-sachen. Am einfachsten ist ohne Frage ein digitales Business-Paket wie ich eines nutze. Digitalisierung und Automation müssen handfeste Vorteile erzielen wie freigewordene Zeit und mehr Budget durch Kostenersparnis beispielsweise für eine wirkungsvollere Vermarktung der Angebote einzu-setzen. Denn….

„Als Zwerg muss man das tun,

was Riesen nicht können.“

Niki Lauda –

Wettbewerb „David gegen Goliath“

kann heutzutage jeder kleine Anbieter gewinnen, der spezialisiert in einer Nische agiert und Interessenten schnell mit passenden Informationen versorgt und mit  guten Lösung bedient. Die richtige Software und auto-matische Prozesse machen Einzelunternehmer schlagkräftig und schnell. Darin liegen handfeste Wettbewerbsvorteile. Während ich an einer Sache arbeite, kann sich mein Interessent ohne mein Dazutun Infos herunterladen, sich einen Termin in meinem Kalender buchen oder sich eine Dienstleistung einkaufen, bezahlen und die Rechnung herunterladen sowie ausdrucken.

Fazit

Digitalisierung heißt in meinem Fall technische Unterstützung zu nutzen, aber nicht selbst daran herumzuschrauben. Ich bin eine Anwenderin, keine IT-Spezialistin. Wenn was klemmt, gebe ich es an den Support (in meinem Software Paket Kajinga enthalten) und ruckzuck läuft wieder, was laufen soll. Software ist wie ein Auto: Ich will es fahren, aber nicht konstruieren oder gar selbst bauen. Software ist mein technisches Helferlein zu verbesserten, schnelleren Prozessen, um im Wettbewerb die Nase vorn zu behalten. 

Zeitersparnis, Kostenreduktion und automatisch abgewickelte Umsätze 24/7 sind wichtige Vorteile für einzelunzernehmen. Als Inhaberin möchte ich am Unternehmen arbeiten, aber weniger mich im Unternehmen abarbeiten und kostbare Zeit mit nicht umsatzgenerierenden Maßnahmen wie admini-strativen Aufgaben vergeuden.

Clevere Automation eröffnet gerade für Einzelunternehmen neue Freiräume, neue Chancen und eine nie dagewesene Wettbewerbsfähigkeit! Das ist mehr als nur sexy, weil digitale Unterstützung mit überschaubaren Invest-ments möglich ist (wer von uns braucht schon eine automatisierte Produk-tionsstrasse?) Meine Kajinga Software hat sich in kürzester Zeit bezahlt macht!

Arbeite smart und erziele damit Vorteile, denn der verlässliche Weg zu Wohlstand ist die Kunst, mit guten Lösungen Gewinne zu machen.

Ein herzliches Shikoba – wenn dir dieser Blogartikel geholfen hat, bin ich happy.

Deine Ilka Schaufelberger

 
Anhang

Es gibt zahlreiche technische Helferlein, die gut sind. Viele davon sind kostenlos. Die meisten Lösungen können mit deinem Business wachsen und schrittweise erweitert werden. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Voll-ständigkeit. Ich nutze diese Tools, weil sie mir helfen mein Business nach vorn zu bringen.

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